BAB I
PENDAHULUAN

Strategi komunikasi harus dipertimbangkan selama empat fase dari penilaian kebutuhan yaitu perencanaan penilaian, mengumpulkan data, disserminating informasi hasil penilaian, dan memanfaatkan hasilnya dalam tindakan perencanaan. .
Hal ini akan sangat membantu dalam menilai kebutuhan, kebutuhan yang sedang dinilai dan mereka yang memiliki kekuasaan untuk membuat keputusan tentang program-program untuk memenuhi kebutuhan yang dihubungkan dalam sebuah arus informasi . Apakah alur tersebut berhasil sampai batas tertentu, tergantung pada apakah orang-orang kunci dalam jaringan memiliki kesadaran akan faktor-faktor menonjol dalam komunikasi dan pemrosesan informasi.
Jika sistem informasi dalam masyarakat dipahami sebagai “arus informasi jaringan yang menghubungkan simpul untuk satu sama lain” (Danowski, 1975), maka kelompok-kelompok individu yang disebutkan di atas dapat dianggap sebagai pembentuk simpul dalam jaringan, dan semua dihubungkan dalam cara yang penting melalui informasi dapat mengalir ke segala arah melalui jaringan. Faktor-faktor kebutuhan penilai harus dipertimbangkan adalah pemilihan saluran komunikasi, jenis informasi , waktu dan jumlah arus informasi, dan kemungkinan informasi yang berlebihan atau terlalu sedikit serta terlalu banyak informasi yang terjadi pada waktu dan tempat yang salah.
Dari perspektif System, hubungan komunikasi untuk penilaian kebutuhan memiliki input, proses, dan output. Input menentukan jenis pesan yang akan diterima yang akan memberikan opini atau data tentang apa yang seharusnya diperbuat dan materi yang dipergunakan untuk dapat disimpulkan kebutuhan dan sumber-sumber internal dan eksternal dari pesan yang akan datang. Kebutuhan penilai dalam sistem menerima dan memproses pesan (baik melalui saluran interaktif atau noninteraktif) dan mengatur hasil menjadi output yang terdiri dari pesan untuk penerima internal atau eksternal.
Setiap tahap penilaian kebutuhan dapat memperoleh manfaat dari penggunaan komunikasi yang paling efektif. Penilaian kebutuhan literatur pada umumnya tidak memiliki panduan tentang strategi komunikasi dalam empat tahap, maupun penelitian yang telah dilaporkan pada efektivitas perbandingan metode yang berbeda. Pembahasan ini didasarkan pada teori dan praktek baik dalam organisasi dan interpersonal komunikasi dan proses kelompok kecil serta pada pengamatan terhadap efektivitas dari berbagai strategi dalam penilaian kebutuhan-kebutuhan aktual.

BAB II
PEMBAHASAN

B. Strategi Komunikasi dalam Tahap Perencanaan
Tujuan komunikasi dalam tahap perencanaan ada dua macam yaitu :
1. Memberikan kemungkinan terbaik dalam mengkomunikasikan perencanaan dan rencana untuk mereka yang membutuhkan informasi.

Untuk memenuhi tujuan pertama memerlukan keseimbangan antara perencanaan yang baik oleh para ahli dan perencanaan partisipatif dengan orang lain. Untuk alasan tersebut, seyogyanya selama tahap perencanaan untuk menyertakan, selain penyedia jasa, wakil-wakil penerima layanan dan stakeholder, baik sebagai anggota secara resmi dibentuk suatu penilaian kebutuhan-komite atau kapasitas advisor .pada prinsipnya, komunikasi adalah informal, proses kelompok kecil. Proses kelompok fokus berguna untuk menekan kelompok pengetahuan saat ini kebutuhan dan menetapkan fokus untuk penilaian serta mengeksplorasi apa yang sudah diketahui dan arah yang harus dituju. Secara umum, yang terbaik adalah untuk mempertimbangkan, menggunakan proses kelompok kecil untuk diskusi mengenai jasa-jasa mereka dan untuk membawa untuk menanggung berbagai sudut pandang dari para pemangku kepentingan.
Faktor komunikasi internal dan eksternal harus dipertimbangkan dalam perencanaan penilaian kebutuhan. Dalam sistem, manajer dan pembuat kebijakan harus memutuskan (paling tidak di mode awal) pada tujuan, fokus, dan ruang lingkup penilaian, sumber daya yang dialokasikan, waktu dan personil persyaratan, kriteria untuk menetapkan prioritas aksi dan solusi perencanaan dan komitmen manajemen puncak dan menengah untuk memanfaatkan hasilnya.
2. Mengkomunikasikan rencana untuk mereka yang perlu mengetahui lokus inisiasi menentukan penilaian kebutuhan untuk sebagian besar jenis dan jumlah komunikasi yang diperlukan dalam sistem.

Jika misalnya, usaha dimulai pada level kepala-eksekutif- tingkat perwira, komunikasi awal seharusnya mencakup kelompok besar dan kecil untuk menginformasikan tujuan secara umum dan menerima umpan balik sebelum rencana ditetapkan .Ukuran organisasi, gaya manajemen, tingkat komunikasi yang biasanya mengambil tempat di antara departemen atau unit dalam organisasi semua pengaruh luas dan jenis komunikasi horizontal dan vertikal dalam tahap perencanaan.
Jika dorongan untuk penilaian kebutuhan berasal dari departemen perencanaan, strategi komunikasi akan cenderung diarahkan untuk memperoleh komitmen dan kerjasama dengan semua lapisan organisasi menuju kepada para pembuat kebijakan dan pelaksana sama-sama tentang nilai dari usaha. Tidak baik untuk memiliki satu unit perencanaan dan melakukan penilaian kebutuhan yang kemudian berharap orang lain yang tidak berpartisipasi dalam perencanaan untuk menggunakan hasilnya.
Perencanaan partisipatif dan strategi komunikasi interaktif yang lebih penting untuk pertama kali penilaian kebutuhan atau memperbaharui kemudian secara terus menerus menilai merupakan bagian dari sistem informasi manajemen dalam sebuah organisasi. Dalam contoh yang terakhir, komunikasi internal adalah penting untuk menginformasikan dari para pembuat kebijakan dan manajer tentang hasil penilaian, terutama jika data tersebut menunjukkan indikasi untuk sebuah perubahan besar dalam prioritas.

C. Strategi Komunikasi Untuk Mengumpulkan Data
Sebuah keputusan yang harus dibuat saat merencanakan penilaian kebutuhan jenis strategi komunikasi yang paling efektif untuk mendapatkan data dari informan kunci atau responden lain. Faktor waktu, biaya, pelatihan pengumpul data, potensi untuk kesalahpahaman, keterbandingan metodologi, dan budaya bisa menjadi pertimbangan. Secara umum, strategi untuk memperoleh informasi atau pendapat dari orang-orang dapat dikategorikan sebagai nano interaktif dan interaktif.
1. Metode Noninteraktif .
Metode yang paling banyak digunakan adalah kuesioner tertulis, baik dikirim atau diberikan secara pribadi kepada kelompok besar atau kelompok- kelompok kecil, seperti mahasiswa dan staf pengajar di sebuah sekolah. Delphi dan teknik Insiden Gritical juga biasanya diberikan dalam menulis, meskipun adaptasi interaktif telah dikembangkan.
Metode Noninteraktif seringkali lebih murah dan lebih efisien dalam penggunaan waktu daripada metode interaktif. Keuntungan dari komunikasi secara tertulis ini adalah
a. Dapat mensurvei banyak orang di wilayah geografis yang luas
b. Data dalam jumlah besar dapat dikumpulkan dalam waktu yang relatif singkat,
c. Dengan instrumen terstruktur, ada sedikit kesempatan untuk input sidetracking dan tidak relevan ,
d. Relatif lebih mudah untuk mengelola proses
e. Tidak ada pelatihan khusus dalam pengumpul data, seperti pewawancara atau pemimpin kelompok.
f. Data survei pada umumnya dapat dianalisis oleh komputer.
Kerugian, selain dari isu-isu teknis survei konstruksi dan analisis data, adalah
a. Kemungkinan kesalahpahaman responden item,
b. Kemungkinan data hasil survey tidak kembali.
c. Kesulitan untuk menggunakan metode yang kompleks untuk menentukan prioritas, seperti Prosedur pembobotan berpasangan atau skala estimasi ukuran
d. Kegagalan untuk memperhitungkan budaya dan atau perbedaan bahasa dalam kelompok-kelompok responden yang dapat mempengaruhi data tergantung interpretasi mereka.
2. Metode interaktif.
Metode interaktif adalah tatap muka dan wawancara melalui telepon, proses kelompok nominal, Delphi yang dimodifikasi, komunitas percakapan dan forum, fokus wawancara kelompok, konferensi terpusat, dan simulasi. Dalam teknik kedepan seperti skenario dan analisis dampak silang, sering menggunakan kombinasi pendekatan interaktif dan noninteraktif
Strategi komunikasi interaktif dianjurkan untuk melibatkan orang dalam berpikir aktif dan kreatif tentang masalah-masalah dan kebutuhan. Keuntungan dari proses interaktif adalah
a. Responden dapat meminta klarifikasi pertanyaan, seperti dalam wawancara,
b. klien dan stakeholder yang berpartisipasi dalam proses-proses interaktif lebih cenderung merasa bahwa memiliki peranan penting dalam penilaian kebutuhan dan bahwa organisator mensponsori apa yang mereka pikirkan,
c. Beberapa strategi melibatkan keahlian peserta untuk membantu dalam mengumpulkan fakta-fakta yang relevan dan indikator,
d. Penyesuaian dalam metodologi dapat dibuat sesuai dengan gaya komunikasi yang berbeda kelompok etnis dan bahasa ketika perbedaan-perbedaan itu dapat mempengaruhi penilaian kebutuhan.
Kelemahan utama proses interaktif adalah:
a. Waktu dan biaya pelatihan pewawancara atau pemimpin kelompok,
b. Waktu yang dibutuhkan untuk merencanakan, jadwal, dan melaksanakan proses wawancara atau kelompok,
c. Kemungkin sulit untuk mendapatkan sampel yang representatif dari orang yang menghadiri pertemuan,
d. Kemungkinan adanya distorsi data input dan interpretasi oleh para pemimpin kelompok yang mendukung gagasan mereka sendiri sebagai kebutuhan dan prioritas, dan
e. Keenganan orang tua atau perwakilan masyarakat untuk menghadiri pertemuan karena jadwal kerja, kurangnya transportasi , ketidakmampuan untuk mendapatkan perawatan anak untuk anak-anak kecil, atau rasa malu atau tidak suka keterlibatan pribadi dalam kelompok. Dibandingkan dengan metode noninteractive, dua tambahan kerugian adalah
f. Tingkat kesulitan yang lebih besar dalam menganalisis dan menafsirkan data
g. Keterbatas jumlah responden (peserta dalam proses kelompok umumnya lebih sedikit daripada responden survei tertulis dan biasanya terbatas pada suatu wilayah geografis yang lebih kecil).
Proses kelompok interaktif sangat dianjurkan untuk eksplorasi fase dari penilaian kebutuhan untuk mendefinisikan masalah, identifikasi bidang khusus yang memerlukan analisa lebih lanjut, dan meminta dukungan bagi perencanaan dan pelaksanaan dari kelompok kunci. Survei tertulis kemudian dapat digunakan untuk memvalidasi kebutuhan dan menyebabkan sampel terwakili dalam kelompok konstituen.

D. Mengkomunikasikan Hasil Penilaian Kebutuhan
Faktor yang penting komunikasi tidak hanya dalam melakukan penilaian kebutuhan, tetapi juga dalam penyebarluasan hasil. Sangat penting bila informasi yang tepat disampaikan kepada orang-orang yang tepat , waktu yang tepat, dalam jumlah yang tepat, dan dalam cara yang paling efektif. Dalam studi tentang penggunaan penelitian ilmu sosial dalam pemerintahan, Rich (1981, hal 131) menemukan bahwa faktor terpenting kedua dalam pemanfaatan pengetahuan penelitian adalah bahwa informasi harus ditulis sehingga dapat dimengerti: “Bentuk di mana informasi mengalir melalui saluran pengambilan keputusan seringkali lebih penting daripada isinya. “Bagian ini membahas metode tertulis dan lisan dari temuan kajian kebutuhan berkomunikasi baik dalam organisasi dan konstituen eksternal.
Formulir standar untuk mencatat dan mengkomunikasikan hasil penilaian kebutuhan yang panjang dan komprehensif tentang laporan tertulis yang biasanya mengandung bahan narasi dan tabel yang menunjukkan hasil survei, tes, dan prosedur pengumpulan data lainnya. Mungkin juga termasuk salinan dari instrumen yang digunakan, analisis metode Eksplanasi, dan peringkat prioritas kebutuhan. Kadang-kadang menambahkan laporan salinan surat yang dikirim kepada orang tua atau kelompok lain yang disurvei serta dokumen-dokumen yang membuktikan prosedur yang digunakan.
Distribusi dari laporan tergantung pada sifat organisasi, yang meminta penilaian kebutuhan, dan bagaimana temuan yang dimaksudkan untuk digunakan. Pada umumnya, salinan ditujukan lembaga pembuat kebijakan (dewan sekolah yayasan) dan manajemen puncak (pengawas sekolah, kepala sekolah, direktur ). Kadang-kadang, hasilnya disebarluaskan kepada masyarakat umum baik melalui artikel koran atau melalui agen sekolah dan surat kabar. Laporan tertulis juga dapat dilengkapi dengan presentasi lisan . Jika prosedur ini dibangun untuk pemanfaatan hasil, kebutuhan penilai juga memberikan laporan kepada individu atau kelompok dan membahas hasilnya dengan individu atau komite dituntut dengan mengambil tindakan pada kebutuhan prioritas tinggi.
Secara praktisnya, individu dan kelompok yang paling mungkin untuk menerima informasi tentang penilaian dan tujuan untuk menyebarkan informasi kepada mereka adalah :
1. Lembaga donor – akuntabilitas
2. Pembuat kebijakan-kebijakan atau dewan sekolah dalam keputusan praktis.
3. Manajemen puncak, keputusan berdasarkan prioritas
4. Manajemen menengah, staf program-keputusan, tindakan perencanaan, pemanfaatan sistem informasi
5. Manajemen Rekanan profesional (dalam konferensi, jurnal artikel) – berbagi informasi teknis tentang metodologi, penilaian kritis, rekomendasi bagi orang lain “digunakan, temuan tidak biasa
6. Praktisi – berbagi informasi praktis mengenai rincian metodologi, instrumen, perencanaan dan pengelolaan penilaian, rekomendasi untuk adaptasi pengaturan lain
7. Informan dalam penilaian kebutuhan dan stakeholder – umpan balik pada hasil, prioritas, dan tindakan yang direncanakan untuk memenuhi kebutuhan untuk memelihara niat baik dan kredibilitas
8. Masyarakat umum – informasi umum tentang proses dan hasil yang baik untuk hubungan masyarakat.
Komunikasi yang memadai kebutuhan hasil penilaian dapat memfasilitasi pemanfaatan berikutnya dalam perencanaan program, beberapa penulis telah disebutkan gaya pelaporan yang efektif sebagai suatu faktor penting dalam pemanfaatan dalam proyek-proyek tertentu. Petunjuk untuk mengkomunikasikan hasil kajian kebutuhan dapat diambil dari penelitian terhadap penggunaan dan evaluasi temuan penelitian, yang menunjukkan bahwa penerimaan dan penggunaan mereka dapat ditingkatkan dengan menggunakan lebih banyak metode-metode komunikasi yang efektif. Sebagai bagian dari upaya program untuk meningkatkan praktek evaluasi, misalnya, Northwest Laboratorium Pendidikan Daerah di Portland, Oregon, dikompilasi deskripsi dari beberapa strategi alternatif untuk mengkomunikasikan hasil evaluasi alternatif (Smith, 1982a). Berikut ini adalah beberapa yang berguna untuk penilaian kebutuhan.
1. Research Briefs (ringkasan Hasil Penelitian)
Pernyataan yang hanya memberikan informasi yang paling penting. mungkin dalam bentuk ringkasan laporan yang ditemukan pada akhir seluruh laporan, ringkasan eksekutif, yang muncul pada awal laporan – biasanya segera setelah halaman judul, catatan pendek kepada orang-orang yang perlu mengetahui hasilnya, dan abstrak. Ringkasan Penelitian juga dapat diadaptasi untuk membuat informasi dalam laporan komprehensif lebih mudah diakses pembaca biasa melalui penggunaan kutipan. Ini adalah kutipan langsung yang singkat atau temuan-temuan penting yang terpisah di dalam teks laporan melalui kapitalisasi dan garis di atas dan di bawah kutipan, atau alat visual lainnya. Kutipan dapat merupakan gambaran yang lengkap temuan dan dengan demikian setara dengan ringkasan laporan (Macy, 1982)
2. Graphic layar.
Banyak laporan penilaian kebutuhan dapat ditingkatkan sebagai alat komunikasi melalui format halaman yang tepati dan selektif menggunakan grafis di seluruh teks, informasi penting ditandai oleh berbagai tipografi, kotak, penggunaan spasi, flowcharts sederhana, tabel, grafik, ilustrasi dan foto. Hathaway (1982) memberikan ilustrasi yang sangat baik metode grafis untuk laporan evaluasi. Tampilan sama juga dapat digunakan untuk laporan lisan kepada kelompok, dengan menggunakan slide, overhead projector, atau rekaman video. Meskipun teknik grafis membutuhkan lebih banyak waktu dan seringkali lebih banyak uang daripada bila laporan diketik sederhana, mereka umumnya membayar dalam penggunaan yang lebih besar dan dalam penerimaan laporan, khususnya audien awam (kelompok selain para peneliti yang melakukan penilaian). Sebagai pengolah kata digunakan di sekolah yang lebih besar dan lembaga pelayanan, juga potensi untuk menampilkan grafis yang semakin meningkat,
3. Histograms
Yang sering kali disediakan dengan pengolahan data paket untuk menunjukkan distribusi hasil untuk masing-masing pada survei dengan skala nilai nominal, dapat juga digunakan dalam menampilkan grafis dalam laporan akhir. Meskipun akan terlalu rumit untuk mencakup semua histogram dari sebuah survei di laporan tertulis, sebuah pilihan bijaksana dari mereka menyampaikan informasi yang paling penting bisa berbuat banyak untuk memperjelas temuan. Sebagai contoh, histogram menampilkan item yang memiliki bimodal distribusi miring menyediakan dasar yang efektif untuk diskusi mengenai implikasi. Histogram ini juga berguna untuk mempresentasikan data ke kelompok pengarahan lisan. Jika grafik harus disampaikan kepada kelompok-kelompok besar dengan cara slide atau transparansi pada overhead projector, sangat penting bahwa huruf dan angka dibuat cukup besar bagi para audiens untuk dapat membaca dengan mudah. Meskipun seharusnya tidak perlu untuk menyebutkan bagian ini, para peneliti terkenal untuk menampilkan laporan audiovisual di mana informasi tentang tabel dan grafik yang dimasukkan dalam jenis pica atau elit. Bahkan dengan pembesaran sangat besar, bahan tersebut hampir tidak dapat dibaca melewati beberapa baris pertama. Jika jenis berukuran primer tidak tersedia, itu jauh lebih baik untuk memberikan tulisan tangan-visual, menjaga informasi satu salah satu visual untuk lima atau enam poin.
4. Menampilkan geografis.
Ketika kebutuhan ditemukan berhubungan dalam beberapa cara sistematis untuk karakteristik demografi, atau ketika kawasan belajar cukup besar sehingga kebutuhan yang berbeda berhubungan dengan bagian-bagian berbeda wilayah, geografis digunakan menampilkan secara ringkas dan dengan cara memahami eaily berbagi informasi dengan berbagai penonton yang berbeda . Smith (1979) mencatat banyak masalah evaluasi secara geografis : prestasi akademik yang terdistribusi di seluruh daerah, hubungan antara kejadian keja dan distribusi sumber daya penegakan hukum, hubungan antara distribusi klinik medis, dan kondisi geografis yang mempengaruhi pertanyaan angkutan bus sekolah. Strategi analitik yang tersedia untuk perawatan data geografis geocode analisis. analisis kecenderungan permukaan dan analisis bidang sosial (1982b).

5. Teknik Pengumpulan analisis geocode
data individu lebih dari satu wilayah geografis dengan menggunakan kode untuk alamat jalan atau sensus Nomor saluran untuk menunjukkan lokasi geografis.” Prosedur-prosedur ini telah digunakan dalam studi sekolah secara keseluruhan, dan komparatif membaca evaluasi. “Mereka akan sangat berguna dalam pengaturan yang telah ada sebelumnya file data dan layanan didefinisikan secara geografis , seperti departemen-departemen negara dan pusat Pendidikan kesehatan mental masyarakat ” (p.235). analisis menghasilkan grid, plot dan kontur karaakteristik peta individu oleh lokasi geografis.
Merencanakan data pada grid, tren analisis permukaan menghasilkan peta kontur dengan menggunakan prosedur statistik untuk memperkirakan secara rinci daripada analisis geocode .Melibatkan analisis memilih hal (seperti sekolah-sekolah dasar) di sebuah wilayah geografis, menetapkan nilai-nilai tertentu pada tiap titik, menghasilkan persamaan permukaan dengan prosedur modeling statistik, dan menggunakan persamaan untuk membangun sebuah peta kontur. Langkah lebih lanjut meliputi analisis regresi dan analisis varians untuk menentukan tren lokal dan regional. Akhirnya, beberapa peta permukaan dapat dilapisi untuk menggambarkan interaksi geografis antara variabel-variabel yang menarik.
Analisis wilayah sosial berfokus pada kelompok-kelompok sebagai “keseluruhan yang terorganisasi yang dapat dicirikan oleh pola-pola perilaku mereka dan atribut. Hal ini bukan merupakan prosedur diskrit, tapi koleksi teknik yang digunakan untuk mempelajari karakteristik kelompok dalam wilayah geografis yang didefinisikan “(p.236). Analisis meliputi pengumpulan data kondisi hubungan antara data dan indeks dari karakteristik di daerah resapan (regionals geografis) yang menarik dalam penilaian kebutuhan.
Ketiga jenis analisis geografis yang digambarkan di atas memerlukan prosedur yang sangat teknis menggunakan komputer, program statistik, dan fasilitas perencanaan secara mekanik. Tetapi peta juga berguna untuk menyajikan informasi deskriptif dalam bentuk yang bermakna. Mereka dapat menggambarkan daerah-daerah yang berpartisipasi dalam penilaian kebutuhan, lokasi pola pendidikan yang ada atau jasa manusia atau pentingnya pemberian peringkat di antara berbagai daerah di kabupaten atau sekolah yang berbeda dalam keadaan distrik atau ragion, atau kebutuhan untuk pola-pola baru pemberian pelayanan kepada eiderly . Warga di kota besar atau wilayah metropolitan.
Masih menggunakan peta lain, lembaga lainnya untuk analisis dan komunikasi untuk pengambil keputusan, adalah untuk menentukan kebutuhan pelayanan diperluas atau dikurangi untuk komunitas dewasa yang melanjutkan kuliah atau pendidikan di sebuah daerah dimana telah terjadi mobilitas penduduk yang cukup besar atau perubahan demografis di mana ada kursus dan s layanan yang kurang dimanfaatkan. Smith memberikan contoh dari analisis masalah yang sama evaluasi layanan komputer sistem pengiriman unversity besar. Ini adalah “penilaian kebutuhan dasar pelayanan pertanyaan menyerukan semacam analisis pasar (p.242). Penggunaan serangkaian peta kampus memungkinkan dia untuk menjawab pertanyaan di bagian dan mengkomunikasikan hasilnya dari pusat komputer dan manajer stasiun.
Kebutuhan penilai yang ingin menggunakan peta untuk berkomunikasi temuan harus memilih skala yang tepat dan pengelompokkan data, berhati-hati untuk tidak membebani detail atau untuk menyajikan data dalam cara-cara yang mungkin menyesatkan. Meskipun peta memberikan informasi yang tidak dapat juga digambarkan melalui narasi, tabel, atau grafik, mereka harus sering accomplanied oleh lisan atau tertulis komentar untuk lolos dan memperjelas tampilan visual.
6. Oral briefing.(Presentasi Lisan)
Presentasi lisan para pembuat kebijakan sangat berguna dalam menyajikan informasi penting dari hasil kajian kebutuhan, memperjelas pertanyaan-pertanyaan tentang prosedur atau data, dan komitmen untuk bertindak merangsang perencanaan dan pemanfaatan temuan. Hendricks (1982) membuat saran spesifik untuk membuat presentasi yang sukses, berdasarkan pengalaman empat tahun dengan kebijakan lisan briefing untuk pelayanan penilaian, bentuk inovatif evaluasi program yang diciptakan pada tahun 1977 oleh U. S. Departemen Kesehatan dan layanan. Beberapa saran-saran Hendricks juga berlaku untuk penilaian yang memerlukan briefing. Bahan untuk pengarahan harus dipilih dengan cermat. Pertanyaan untuk daerah diminta informasi apa yang diperlukan untuk memahami kebutuhan penilaian? apa saja implikasi untuk perencanaan program? Apa yang bisa dilakukan para audiens dengan temuan? Apa highlights? Garis besar harus dibuat yang memberikan presentasi yang logis tapi memungkinkan fleksibilitas untuk menjawab pertanyaan. Orang yang menyajikan pengarahan harus menjadi orang yang paling mengetahui tentang penilaian kebutuhan dan seharusnya juga “cukup memiliki dinamika untuk menangkap perhatian audiens, suara berbicara yang efektif, kemampuan interpersonal untuk berhubungan dengan para audiens, dan rasa percaya diri dan ketenangan untuk menangani gangguan yang mau tidak mau terjadi “(p.252)
Jika pengarahan yang akan diberikan kepada sekelompok Pengambil kebijakan tingkat tinggi , Hendricks merekomendasikan berlatih sebanyak mungkin sebelum tampil untuk pertama kali ke audiens .Sesi latihan juga memberikan kesempatan untuk memperbaiki penggunaan alat bantu audiovisual, yang mungkin termasuk jenis-jenis grafis yang dibahas di atas. Hendricks juga menyukai menggunakan seperangkat besar, berkualitas tinggi briefing grafik yang fokus perhatian para audiens dan memberikan ringkasan temuan. Hand out berukuran letter dari mereka dapat disajikan dengan mudah dan membuat catatan pinggir untuk mereka gunakan sendiri.
Hendricks memperingatkan bahwa penting untuk mengatur panggung dengan benar untuk pengarahan. Hal ini termasuk memiliki back-up seorang staf yang hadir untuk memberikan informasi tambahan atau klarifikasi jika diperlukan. Dia merekomendasikan bahwa audiens diupayakan sedikit, pilih kelompok orang dengan kemampuan untuk bertindak berdasarkan temuan” (hal. 253) dan bahwa ada seorang pejabat tinggi penghubung yang digunakan untuk menjembatani jarak antara presenter dan audiens. (Ini akan menjadi khususnya benar jika para audiens yang terdiri dari manajemen tingkat atas atau para pembuat kebijakan di sebuah organisasi besar dengan kebutuhan yang penilai / presenter biasanya akan memiliki sedikit kontak. Differeces Ada penting dalam perspektif antara perencanaan / peneliti / evaluator jenis yang melakukan penilaian kebutuhan dan para manajer dan pembuat kebijakan yang harus menggunakan temuan) Selanjutnya materi dapat dikirim ke para audiens, mungkin juga termasuk ringkasan presentasi serta rancangan laporan lengkap (meskipun surat mungkin lebih baik diberikan tersendiri setelah pengarahan lisan disimpulkan).
Briefing formal sebaiknya tidak lebih dari sepertiga dari waktu yang dialokasikan untuk seluruh pertemuan, meninggalkan banyak waktu untuk pertanyaan-pertanyaan dan diskusi. Harus meliputi presentasi singkat dari kebutuhan latar belakang penilai; bagaimana, kapan, dan di mana itu dilakukan; sebuah deskripsi nonteknis temuan dan interpretasi, termasuk aksi implcations perencanaan. Jika didirikan penilaian kebutuhan prioritas yang jelas, seorang eksplanasi nonteknis harus diberikan tentang bagaimana mereka diturunkan dan jumlah kepercayaan yang dapat diletakkan di dalamnya. Sebagai contoh, jika sejumlah klaster prioritas erat bersama-sama, para pembuat kebijakan bisa tahu bahwa mereka yakin dapat memilih di antara mereka untuk mengambil tindakan segera. Di sisi lain, jika kebutuhan yang para pembuat kebijakan yang diminati jauh di bawah daftar, kenyataan itu harus dibuat jelas. Jika untuk politik atau alasan-alasan ekonomi, mereka memilih untuk bertindak atas yang perlu dari preferensi lain yang lebih penting kebutuhan, mereka dapat melakukannya dengan penuh pemahaman tempat dalam perspektif seluruh kebutuhan penilaian. Interpretasi dari perspektif temuan, seperti deskripsi distined dari hasil, harus disajikan sebagai informasi penilaian dari penilaian kebutuhan direktur atau komite, sehingga presenter tidak akan dipandang sebagai bias. Mengenai gaya, tujuan. Bahasa harus sederhana dan langsung, menghindari jargon dan teknis yang kompleks .
Sejauh mungkin, presenter harus mencakup saran untuk tindak lanjut selama pengarahan lisan.Meskipun presenter mungkin tidak memiliki wewenang untuk melakukan hal ini, sebelumnya konsultasi dengan penghubungdapat membantu mengambil suatu kesimpulan. Brifing harus mengarah secara alami menjadi pertimbangan langkah yang dapat diambil untuk memanfaatkan temuan-temuan dan paling tidak, pertemuan harus menyimpulkan dengan orang-orang yang ditugaskan untuk perencanaan program yang lebih spesifik
7. Presentasi Televisi.
Bila diinginkan untuk menyebarluaskan hasil dari penilaian kebutuhan secara luas kepada masyarakat, seperti di distrik sekolah besar atau dalam studi regional atau seluruh negara bagian, presentasi televisi bisa efektif. Shoemaker (1982) melaporkan di televisi nasional empat bagian mini seri yang disponsori oleh lembaga Nasional Pendidikan yang mengekspos pro dan kontra persyaratan kompetensi minimum. Serial TV tumbuh dari sebuah evaluasi scury yang disigned untuk memberikan informasi kepada negara dan pembuat keputusan lokal menggunakan teknik evaluatif nontradisional . Dia mencatat bahwa “penggunaan dalam bisnis dan industri” (hal. 291) untuk memberi informasi atau mempengaruhi para pengambil keputusan pendidikan.
Televisi berguna untuk menyediakan informasi bagi orang-orang bisnis, orang tua dan masyarakat lainnya stakeholder yang tidak mungkin untuk melihat laporan atau penilaian kebutuhan dengan mengikuti briefing. Menyuling presentasi yang baik poin-poin penting, menyoroti temuan dan menginformasikan kepada publik langkah-langkah yang akan diambil untuk bertindak atas hasil pendidikan untuk meningkatkan perusahaan. Televisi jaringan tertutup dari sebuah fasilitas pusat untuk semua sekolah di sebuah distrik juga salah satu pilihan ketika dosen dan mahasiswa merupakan audiens untuk laporan. Ini adalah penting diinginkan untuk menggunakan media massa dalam menyebarluaskan hasil penilaian kebutuhan yang melayani ratusan orang. Umpan balik tepat waktu kepada mereka yang paling penting temuan dan meningkatkan oriorities kritis, terutama jika presentasi mencakup laporan rencana penggunaan temuan dengan cara yang berarti.
Ada beberapa kelemahan penggunaan televisi untuk mengkomunikasikan hasil penilaian kebutuhan biaya produksi, kebutuhan peserta yang memiliki keduanya adalah pembicara informate dan efektif, serta waktu dan energi yang harus diberikan untuk mempersiapkan siaran.Di kota-kota di mana ada program reguler yang terlatih wawancara tokoh pendidikan atau Penyedia sumber daya manusia, seorang yang sederhana, dengan cara nonteknis. Hal ini tidak cocok untuk menyampaikan informasi statistik atau pembahasan hasil yang rumit, meskipun dirancang dengan baik dan visual yang dihasilkan dapat digunakan untuk memperjelas dan meningkatkan presentasi. Sebuah diskusi panel tentang pentingnya temuan atau telepon-yang bersangkutan – dan – menjawab sesi dengan top administrator dapat menjadi keduanya hidup dan informatif.
Shoemaker menawarkan skenario untuk merekam program televisi menyajikan hasil studi evaluasi naturalistik , pengenalan, menggunakan grafik atau grafis lainnya untuk menjelaskan tujuan penelitian dan pertanyaan-pertanyaan itu ditujukan.
Hal ini menunjukkan betapa pentingnya evaluasi audiens untuk terlibat dalam perencanaan dan pelaksanaan penelitian (diskusi panel atau kelompok penasihat) Jelaskan dengan singkat teknik pengumpulan data yang digunakan (siswa mengikuti ujian, valuator condukting wawancara) dan teknik analisis (komputer di tempat kerja, penilai mendiskusikan temuan-temuan … ..) daftar masing-masing dari temuan-temuan utama dalam bentuk bagan (satu perbagian) yang diikuti oleh sebuah ilustrasi menemukan itu. [misalnya, jika salah satu kebutuhan kritis adalah untuk membaca lebih baik, menunjukkan seorang siswa membaca dengan suara keras] …
Segmen televisi bisa berakhir di sana atau bisa melanjutkan dengan rekomendasi kebijakan dan program …. video tape sendiri dapat mengarah ke diskusi oleh pemirsayang diimplikasikan bagi sekolah mereka melalui wawancara dengan para ahli atau sekolah di luar adminitrators [tukang sepatu, 1982, p.298].
Terlepas dari lisan atau tertulis sebagain laporan pelengkap, maka dapat dipahami bahwa harus ada , dokumentasi tertulis dari penilaian kebutuhan. Teknik komunikasi yang terdahulu adalah indikasi metode yang berguna untuk menyebarluaskan hasil berbagai konstituen. Nilai dari banyak dari salah satu dari mereka harus ditimbang terhadap kriteria efektivitas dan kelayakan.Formulir juga harus kompatibel dengan praktek-praktek yang sedang digunakan oleh orang yang dimaksud audiens. Sistem sekolah yang tidak menggunakan televisi tidak akan memiliki kecenderungan untuk menonton laporan mereka. Jika manajer atau para pembuat kebijakan terbiasa untuk menerima informasi penting secara lisan, kebijakan lisan pengarahan lebih efektif daripada laporan tertulis. Di sisi lain, beberapa pembuat keputusan laporan lebih suka membaca daripada mendengar , dan bagi mereka ringkasan eksekutif laporan singkat lainnya sangat penting. Apakah bentuk lisan atau tertulis, bagaimanapun, penilaian kebutuhan laporan ini ditingkatkan dan diperjelas oleh penggunaan selektif baik dirancang dan dibangun secara grafis.
Sebelum penilaian kebutuhan, dan terlepas dari metode atau instrumen memilih, seluruh proses harus diperiksa sebagai faktor komunikasi. Apakah tujuan jelas? Apakah pertanyaan tidak membingungkan? Apakah perbedaan antara keinginan dan kebutuhan telah diklarifikasi? Apakah wawancara dan kelompok fasilitators komunikasi sadar peran dan dilatih untuk mereka?Apakah komunikasi norma-norma budaya atau bahasa yang dianggap kelompok yang berbeda?Apa faktor-faktor komunikasi dalam organisasi. (Seperti lateral dan saluran vertikal , dan sebagainya) yang harus diperhitungkan dalam perencanaan dan pengelolaan penilaian kebutuhan dan dalam memanfaatkan hasil?
Strategi komunikasi untuk menyebarluaskan hasil penilaian adalah link penting dalam menggerakkan seluruh usaha ke tahap pemanfaatan. Tidak ada jumlah tulisan yang dilaporkan atau presentasi lisan formal yang akan memastikan bahwa kebutuhan prioritas akan menghasilkan rencana yang kongkrit dan bahwa informasi yang akan menjadi bagian sistem informasi manajemen dari sebuah organisasi. .

BAB III
MENGKOMUNIKASIKAN INFORMASI YANG RELEVAN DALAM PELAKSANAAN UJIAN NASIONAL

A. Fenomena dan Pandangan Masyarakat Tentang Ujian Nasional

Pelaksanaan Ujian Akhir Nasional (UAN) dalam beberapa tahun ini menjadi satu masalah yang cukup ramai dibicarakan dan menjadi kontraversi dalam banyak seminar atau perdebatan. Beberapa kali sempat terlontar rencana atau keinginan dari beberapa pihak untuk menghapus atau meniadakan Ujian Akhir Nasional tersebut. Tidak kurang dari Mendikbud sendiri pernah melontarkan pernyataan akan menghapus UAN, dan pernyataan beberapa anggota Dewan yang mengusulkan penghapusan UAN tersebut.

Pada tahun 2005, Komisi X DPR RI pernah menolak kebijakan pemerintah khususnya Mendiknas Bambang Sudibyo yang bersikukuh tetap melaksanakan UAN di tahun 2005 yang lalu. Menurut Ketua Komisi X Heri Akhmadi, pelaksanaan UAN bertentangan dengan UU Sistem Pendidikan Nasional No 20 tahun 2003. Dalam undang-undang tersebut dinyatakan : Evaluasi Peserta Didik, satuan Pendidik, dan program pendidikan dilakukan oleh lembaga mandiri secara berkala, menyeluruh, transparan, dan sistematik, untuk menilai pencapaian standard nasional pendidikan. Dalam pasal 58 UU Sisdiknas tersebut juga dinyatakan bahwa evaluasi belajar peserta didik dilakukan oleh pendidik untuk memantau proses, kemajuan dan perbaikan hasil belajar peserta didik secara berkesinambungan ( Kompas, Senin 24 Januari 2005 ).
Persentase rata-rata angka kelulusan Ujian Nasional (UN) 2005/2006 untuk sekolah menengah lanjutan atas (SLTA) mengalami peningkatan bila dibandingkan dengan UN tahun 2004/2005 lalu. Ketua Badan Standar Nasional Pendidikan (BSNP) Bambang Suhendro mengatakan untuk SMA dari 80,76 persen pada UN 2004/2005 menjadi 92,50 persen pada UN 2005/2006. Untuk Madrasah Aliyah (MA) dari 80,37 persen menjadi 90,82 persen, SMK dari 78,29 persen pada UN 2004/2005 menjadi 91 persen pada UN 2005/2006. Menurut Bambang Suhendro, Rata-rata persentase kelulusan siswa SMA, MA, dan SMK meningkat dibandingan dengan UN tahun sebelumnya ( http://www.media-indonesia.com/berita.asp?id=103499, Senin, 19 Juni 2006 )
Dalam tahun 2006, walaupun UAN mengalami peningkatan dalam prosentase kelulusan, masih dipandang sebelah mata oleh anggota DPR. Hal ini terjadi karena banyaknya laporan yang masuk ke DPR mengenai penyelewengan yang terjadi dalam UAN tersebut. (Detik.com 26/06/2006 ). Menurut Wakil Ketua Komisi X DPR, UAN dinilai diskriminatif terhadap peserta didik. Komisi X menilai UAN ini sebaiknya hanya digunakan untuk pemetaan kemampuan siswa yang nantinya digunakan untuk mendukung pembuatan kebijakan – dan bukan untuk penentu kelulusan. UAN juga bertentangan dengan Sisdiknas, karena dalam Sisdiknas dikatakan bahwa tenaga pengajar diberikan kewenangan untuk menilai siswanya dalam masalah kelulusan.
Jika secara nasional prosentase angka kelulusan meningkat, tidak demikian halnya yang terjadi di Daerah Istimewa Yogyakarta (DIY). Sebanyak 4.713 siswa atau 11,9 persen dari 39.649 siswa SMA se-DIY baik swasta maupun negeri di DIY dinyatakan tidak lulus ujian nasional yang diumumkan Senin (19/6/2006). Jumlah ini jauh lebih tinggi dari angka tahun sebelumnya di mana tingkat ketidaklulusan hanya 5,56 persen. Kepala Dinas Pendidikan DIY, Sugito menyatakan tingkat kelulusan siswa SMA se-DIY tahun ajaran 2005/2006 inipun hanya 89,1 persen atau 34.936 siswa . Sugito mengakui angka ketidaklulusan untuk tahun ajaran ini memang cukup tinggi. Pada tahun ajaran 2004/2005 lalu angka ketidaklulusan siswa hanya mencapai 2.309 siswa atau hanya 5,56 persen dari 41.294 siswa tingkat SMA saat itu. Selain angka standar kelulusan UAN naik, tahun ini juga tidak digelar ujian ulangan sehingga siswa yang tidak lulus tidak bisa mengikuti ulangan seperti tahun sebelumnya. (http://www.media-indonesia.com/berita.asp?id=103499, Senin, 19 Juni 2006 ).
Syarat kelulusan UAN untuk tahun 2006 ini adalah 4,26 untuk nilai minimal masing-masing mata pelajaran yang diujikan dan rata-rata minimal 4,51. Ada tiga mata pelajaran yang diujikan yaitu Bahasa Indonesia, Bahasa Inggris, dan Matematika ( untuk IPA ) atau Ekonomi ( untuk IPS ) atau Bahasa Asing ( untuk jurusan Bahasa ). Banyak terjadi seorang siswa yang dalam pendidikan disekolah mendapatkan ranking cukup baik dikelas tetapi tidak lulus UAN hanya karena salah satu mata pelajaran tersebut nilainya kurang dari rata-rata. Sehingga walaupun nilai mata pelajaran lain tinggi, tetap tidak lulus. Beberapa siswa bahkan sudah diterima di perguruan tinggi negeri melalui jalur PMDK, tetapi gagal karena tidak lulus UAN, dan perguruan tiggi negeri tidak mau menerima peserta yang tidak lulus UAN. Bahkan beberapa sudah sempat diterima di perguruan tinggi luar negeri tetapi gagal juga karena tidak lulus UAN.
B. Permasalahan-Permasalahan dalam Ujian Nasional
Berdasarkan latar belakang permasalahan yang terlihat pada bagian pendahuluan, ada beberapa masalah yang dapat diidentifikasikan berkenaan dengan UAN ini. Beberapa masalah terlihat saling berkaitan, dan masalah lain seperti berdiri sendiri.
Permasalahan pertama yang dapat terlihat adalah anggapan dari sebagian orang, terutama para pejabat Legislatif yang menganggap bahwa UAN bertentangan dengan UU Sisdiknas. Jika hal ini benar, berarti UAN harus dihapuskan atau ditiadakan. Tapi jika hal ini salah, maka UU Sisdiknas harus direvisi isinya. Dalam hal ini haruslah dilihat secara bijak, apakah memang terjadi pertentangan antara dua kebijakan tersebut. Dan kalau memang terjadi pertentangan, kebijakan mana yang lebih sesuai.
Permasalahan kedua adalah peningkatan prosentase kelulusan secara nasional ( 80,76% di tahun 2005 menjadi 92,5 % ditahun 2006 ) ternyata juga diiringi penurunan dibeberapa daerah, seperti Jogja dan Malang – misalnya. Apakah ini berarti terjadi kemrosotan mutu di daerah-daerah tersebut, atau materi UAN tidak sesuai dengan apa yang diperoleh siswa disana.
Permasalahan selanjunya adalah adanya peningkatan sekolah dengan kelulusan 0%. Misalnya saja di Jakarta pada tahun sebelumnya hanya 3 sekolah, tahun ini menjadi 7 sekolah ( 6 SMA dan 1 SMK ) dengan tingkat kelulusan 0%. Di Bali ada 3 sekolah dengan kelulusan 0% dan sebagainya. Apakah hal ini terjadi karena kesalahan sistem di sekolah-sekolah tersebut, atau karena kebijakan yang ada merugikan sekolah-sekolah tersebut.
Permasalahan lain adalah adanya ketimpangan jumlah kelulusan antar sekolah-sekolah dalam suatu daerah. Dimana ada sekolah-sekolah tertentu dengan tingkat kelulusan yang tinggi, sementara sekolah-sekolah disekitarnya memiliki tingkat kelulusan yang sangat rendah. Padahal fasilitas dan sarana yang dimiliki oleh sekolah-sekolah tersebut kurang lebih sama.
Dari masalah-masalah tersebut diatas, akan disaring dan dipertajam untuk mengetahui yang mana yang benar-benar merupakan permasalahan yang terkait dengan kebijakan UAN, dan yang mana yang tidak terkait atau terkait secara tidak langsung. Masalah yang terkait dengan UAN secara langsung, akan diangkat sebagai masalah untuk diteliti – berkenaan dengan dampak kebijakan UAN tersebut.
C. Metode Mendapatkan informasi
Dengan menggunakan metode Deskriptif – Analitik, dimana peneliti mencoba menggambarkan keadaan yang sedang berlangsung mengenai dampak kebijakan UAN tersebut dengan faktor-faktor yang terkait; selanjutnya dianalisis secara deskriptif, komparatif, korelatif, dan dilakukan pembahasan untuk merumuskan kesimpulan yang dilengkapi dengan implikasi dan rekomendasinya.
Untuk kerangka evaluasinya, akan digunakan “BACHMAN AND PALMER FRAMEWORK OF EVALUATION” dengan logika evaluasi meliputi :
1. Reliability
2. Validity
3. Authenticity
4. Interactiveness
5. Impact
6. Practicality

D. Mengkomunikasikan Hasil
Hasil Pengkajian tentang Ujian Nasional telah di informasikan melalui berbagai macam media dan munculnya kebijakan Kebijakaan dari Policy Maker:
Penggunaan media massa, seperti surat kabar, majalah, dan media audio visual berupa Radio televisi dan internet. Dari hasil pengkajian tersebut lahirlah suatu kebijakan baru yang tertuang dalam Keputusan Menteri No 84 tahun 2009, tentang Pelaksanaan Ujian Nasional TP 2009/2010, yang diadakanya beberapa perubahan salah satunya , bahwa ujian Nasional dilaksanakan dua kali, yaitu ujian utama dan ujian ulangan.
Meskipun Keputusan Mahkamah Agung telah Final menyatakan bahwa Ujian Nasional Bukan merupakan syarat Kelulusan, namun Pengambil Kebijakan ( Policy Maker ) dalam hal ini Menteri Pendidikan Nasional belum memutuskan sesuai hasil rekomendasi Mahkamah Agung, Hal ini Mungkin masih menjadi Kajian ulang dalam kementrian pendidikan nasional untuk pelaksanaan tahun depan menjadi lebih baik dengan mengeluarkan kebijakan yang tepat.

DAFTAR PUSTAKA

Norman E. Gronlund, Measurement & Evaluation in Teaching, MacMillan
Publishing 1985.

Bachman, L.F. & Palmer, A.S. Language testing in practice. Oxford: Oxford
University Press . (1996).

Depdiknas. UU Sistem Pendidikan Nasional No 20 tahun 2003

Kompas, Senin 24 Januari 2005

http://www.media-indonesia.com/berita.asp?id=103499, Senin, 19 Juni 2006
http:// www. detik.com , tanggal 26/06/2006